Leitfaden für Vermieter

1. Die Grundidee in fünf Minuten

Der Mietkalender hat zwei Arbeitsplätze. Das ist alles, was du dir merken musst:

Der rote Faden: die Auftragsnummer. Jede Anfrage bekommt eine Nummer (z. B. A2005). Unter dieser Nummer findest du alles an einem Ort: Gast, Zeitraum, Preis, Zahlungen, Kaution, Dokumente, Stornierung.

Was ist wo?

2. Erste Schritte: ins Portal kommen

2.1 Die geheime Adresse

Das Portal hat eine eigene Adresse, die du nur selten brauchst: Du speicherst sie einmal als Lesezeichen. Du findest sie im Backend unter Mietkalender → Portal. Sie sieht zum Beispiel so aus: https://deine-website.de/verwaltung-8w7xpouzz5/

1. Im Backend auf Mietkalender → Portal klicken.
2. Die Adresse anklicken und kopieren.
3. Im Browser als Lesezeichen speichern (am Handy: „Zum Startbildschirm hinzufügen“).

2.2 Anmelden

1. Die Portal-Adresse öffnen. Du siehst nur ein Anmeldefeld.
2. Benutzername (oder E-Mail) und Passwort deines WordPress-Kontos eingeben.
3. „Angemeldet bleiben“ ankreuzen, wenn du allein am Gerät arbeitest. Dann Anmelden.

2.3 Das Menü links

Kleine Zahlen im Menü (gelb) zeigen, wo etwas auf dich wartet – zum Beispiel neue Anfragen. Am Handy wird das Menü zu einer Leiste oben, die du seitlich wischen kannst.

3. Dein Alltag im Portal

3.1 Eine neue Anfrage bearbeiten

Wenn ein Gast über deine Website anfragt, erscheint die Anfrage unter Anfragen (und das Menü zeigt eine gelbe Zahl).

1. Auf Anfragen klicken. Du siehst Nummer, Gast, Objekt, Zeitraum und Preis.
2. Auf die Nummer klicken, wenn du erst Details sehen möchtest.
3. Bestätigen klicken: Der Zeitraum ist im Kalender belegt und der Gast bekommt – wenn eine E-Mail-Adresse da ist – eine Bestätigung.
4. Oder Ablehnen, wenn du nicht vermieten kannst.

3.2 Telefonische Reservierung eintragen

Ein Kunde ruft an? Trage die Buchung in zwei Schritten ein – so ist der Zeitraum sofort geschützt.

1. Menü Telefonische Reservierung. Mietobjekt, Anreise, Abreise und Personen eintragen, bei Bedarf eine Notiz zum Telefonat.
2. Weiter: Kunde zuordnen. Das Portal prüft Belegung und Regeln (z. B. Mindestdauer) und zeigt den Preis.
3. In Schritt 2 den Kunden suchen („Diesen Kunden übernehmen“) oder rechts einen neuen Kunden anlegen.
4. Das Häkchen „Kunde wurde über die Datenverarbeitung informiert und hat zugestimmt“ setzen. Ohne dieses Häkchen geht es nicht weiter.
5. Mit dem Häkchen „Reservierung gleich bestätigen“ ist der Zeitraum im Kalender belegt. Fertig.

3.3 Kunden anlegen und pflegen

Je vollständiger die Kundendaten, desto weniger tippst du später: Anschrift, Telefon, Führerschein und weitere Fahrer fließen automatisch in Mietvertrag, Buchungsbestätigung und Rechnungen.

1. Menü Kunden → Neuen Kunden anlegen (oder einen vorhandenen Kunden anklicken).
2. Name eintragen (Pflicht). Die E-Mail-Adresse ist freiwillig – ohne sie bekommt der Kunde nur keine Mails.
3. Anschrift, Geburtsdatum und Führerschein-Nr. ausfüllen.
4. Weitere Fahrer? Auf „+ Weiteren Fahrer hinzufügen“ klicken und Name, Geburtsdatum, Führerschein eintragen. Mit dem ✕ entfernst du eine Zeile wieder.
5. Speichern klicken.

3.4 Die Buchung: alles unter der Auftragsnummer

Unter Buchungen siehst du alle Aufträge. Mit Suche und Status-Filter findest du jeden schnell. Die kleinen Farbmarken zeigen den Stand auf einen Blick, auch für die Kaution (z. B. „Kaution eingegangen“).

Ein Klick auf die Nummer öffnet den Auftrag. Er besteht aus übersichtlichen Kästen, von oben nach unten:

3.5 Zahlungen und Dokumente

Zahlung erfassen

1. Auftrag öffnen → Kasten Zahlungen.
2. Betrag, Zahlungsart (Überweisung, bar, Karte …) und optional eine Notiz eintragen.
3. Zahlung erfassen klicken. Bezahlt und Offen aktualisieren sich sofort.

Dokumente erstellen und senden

1. Im Kasten Dokumente auf den passenden Knopf klicken: Mietvertrag, Buchungsbestätigung, Anzahlungs-, Schluss- oder normale Rechnung.
2. Mit der Nummer oder PDF siehst du das Dokument an.
3. Senden verschickt es per E-Mail an den Gast. Mietvertrag und Buchungsbestätigung bekommen automatisch deine AGB als Anhang; Version und Prüfsumme der AGB werden im Vertrag vermerkt.
4. Falsche Rechnung? Stornieren erzeugt eine Stornorechnung mit eigener Nummer – Rechnungen werden nie gelöscht.

Welche Rechnungsart angeboten wird, hängt vom Stand ab: Erst die Anzahlungsrechnung, danach die Schlussrechnung (sie verrechnet die Anzahlung). Gibt es keine Anzahlung, genügt eine normale Rechnung.

3.6 Die Kaution – Schritt für Schritt

Die Kaution ist in vier Schritten erledigt. Du findest sie im Auftrag im Kasten Kaution & Rückgabe. Den Stand siehst du immer als farbige Marke.

Schritt 1: Kaution als erhalten buchen

1. Betrag prüfen (er kommt aus dem Mietobjekt), Datum und Art eintragen.
2. Kaution als erhalten buchen klicken. Die Marke wechselt auf „Kaution eingegangen“ und es entsteht die Kautionsquittung.

Schritt 2: Besichtigung nach der Rückgabe

Hier gibt es bewusst nur ein Mangel-Feld. Brauchst du mehr, klickst du auf „+ Weiteren Mangel hinzufügen“. Leere Zeilen werden ignoriert.

1. Datum der Besichtigung prüfen. Optional den Zustand bei Rückgabe kurz beschreiben.
2. Mangel und Schadensbetrag eintragen, bei Bedarf mit + weitere Zeilen. Mit dem ✕ löschst du eine Zeile.
3. Fotos hinzufügen: Bilder auswählen (JPG, PNG oder WebP, bis 10 MB je Bild). Am Handy kannst du direkt fotografieren.
4. Besichtigung speichern und Abzug berechnen. Das Portal zeigt Abzug und Erstattung.

Schritt 3 und 4: Abrechnen und Erstattung

1. Kaution abrechnen & Erstattungsbestätigung erstellen klicken. Die Marke wechselt auf „abgerechnet“, das Dokument liegt unter Dokumente. Du kannst es dem Kunden senden.
2. Überweise den Erstattungsbetrag und klicke Erstattung als ausgezahlt vermerken. Die Marke wird grau („erstattet“) und der Beleg Kautionsrückzahlung entsteht.

Alle Kautionen im Blick: eine Zeile je Auftrag

• Oben die Summen: noch zu erwarten, liegt bei dir (Bestand), einbehalten und erstattet.
• Der Filter zeigt z. B. nur Kautionen, die noch nicht eingegangen sind, oder jene mit Rückgabe: Abrechnung offen.
• Ein ⚠ bedeutet: Mietende erreicht, aber die Kaution fehlt noch.
• Die Nummer führt zum Auftrag, der Name zum Kunden.
• Noch nicht eingegangene Kautionen findest du außerdem unter Offene Zahlungen → Offene Kautionen – getrennt von den normalen Zahlungen.

Mietobjekte ohne Kaution

Nicht jedes Objekt braucht eine Kaution. Bei Objekten mit „Kaution: Nein“ zeigt der Auftrag nur den Hinweis „Für dieses Mietobjekt fällt keine Kaution an“. Sie erscheinen nicht in den Kautionslisten und nicht im Vertrag. Einstellen kannst du das im Backend (Kapitel 5.1).

3.7 Stornierung: nur das Datum eingeben

Tritt ein Mieter zurück, gibst du nur das Rücktrittsdatum ein. Prozentsatz und Betrag liest das Portal aus deiner Stornokosten-Tabelle (Kapitel 5.2).

1. Auftrag öffnen → Kasten Stornierung.
2. Rücktrittsdatum eintragen. Darunter steht sofort: „Rücktritt 50 Tage vor der Anreise: 60 % von 356,00 € = 213,60 €“. Mit Nur berechnen probierst du Daten aus, ohne zu stornieren.
3. Passt alles, klicke Buchung stornieren und bestätige.

Was dann automatisch geschieht:

• Die Buchung steht auf „storniert“, der Zeitraum ist im Kalender wieder frei.
• Bereits erstellte Rechnungen werden mit einer Stornorechnung zurückgenommen.
• Die Stornokosten kommen als eigene Stornokostenrechnung; bereits gezahlte Beträge werden gegengerechnet (Rest oder Erstattung stehen auf der Rechnung).
• Auf Wunsch wird die Stornokostenrechnung per E-Mail an den Gast gesendet (Häkchen setzen).

3.8 Berichte, Dokumente und Zahlungen im Überblick

• Offene Zahlungen: Wer schuldet noch etwas? Die Summe zählt nur echte Zahlungen, die Kaution steht darunter extra.
• Dokumente: Alle Dokumente aller Buchungen, filterbar nach Art – auch die Belege für Kautionseingang und -ausgang.
• Berichte: Umsatz je Monat ohne Kaution, dazu die Kautionen je Auftrag. Weitere Auswertungen und den Excel-Export findest du im Backend unter Mietkalender → Berichte.
• Changelog: Was in der installierten Version neu ist.

4. Das Backend: einmal einrichten

Das Backend ist das gewohnte WordPress-Menü. Alles rund um den Mietkalender findest du unter Mietkalender. Hier richtest du ein, was selten wechselt. Danach arbeitest du fast nur noch im Portal.

5. Einrichtung Schritt für Schritt

5.1 Mietobjekte: Kaution ja oder nein

1. Mietkalender → Mietobjekte und das Objekt öffnen („Bearbeiten“).
2. Bei Kaution wählen: Ja – Kaution wird erhoben oder Nein – für dieses Objekt fällt keine Kaution an.
3. Bei „Ja“ den Betrag eintragen. Er ist je Objekt frei änderbar (z. B. Wohnmobil 1.000 €, Ferienwohnung 0 € = „Nein“).
4. Speichern.

5.2 Stornokosten: deine Prozentsätze

Hier hinterlegst du, was bei einem Rücktritt berechnet wird – so wie in deinen Mietbedingungen („Rücktritt des Mieters vom Vertrag“). Typisch sind drei Stufen.

1. Mietkalender → Stornokosten öffnen.
2. Pro Zeile eintragen: „Rücktritt mindestens … Tage vor Anreise“ und den Prozentsatz. Mit + Stufe hinzufügen kommen Zeilen dazu, mit ✕ gehen sie weg.
3. Die Berechnungsgrundlage wählen: Mietpreis (ohne Nebenkosten und Extras) oder Gesamtpreis.
4. Den Text für die Stornokostenrechnung prüfen und Speichern klicken.
5. Mit der Beispielrechnung testest du: Anreise, Rücktrittsdatum und Preis eingeben – das Ergebnis erscheint sofort.

Beispiel aus typischen Mietbedingungen

5.3 Dokumente und AGB

1. Mietkalender → Einstellungen → Dokumente öffnen.
2. Oben deine Firmendaten eintragen (Name, Anschrift, Bankverbindung für Rechnungen) und die Vertragsbedingungen anpassen.
3. Bei Buchungsbestätigung und AGB: AGB als Text einfügen („## “ = Überschrift, „- “ = Aufzählung) oder eine fertige PDF auswählen. Eine PDF hat Vorrang.
4. Den Stand (z. B. 01.01.2027) eintragen und „AGB an Mietvertrag und Buchungsbestätigung anhängen“ ankreuzen.
5. Wenn die Buchungsbestätigung automatisch mitgehen soll: „Buchungsbestätigung an die Bestätigungsmail anhängen“ ankreuzen. Speichern.

5.4 Kaution & Rückgabe im Backend

Auch im Backend gibt es den Punkt Mietkalender → Kaution & Rückgabe – mit allen Kautionen als Einzelpositionen je Auftrag.

• Als erhalten buchen: Betrag, Datum und Art eintragen – fertig.
• Abrechnen und Erstattung ausgezahlt: mit einem Klick, sobald die Besichtigung gespeichert ist.
• Besichtigung erfassen: Mängel und Fotos erfasst du im Portal – der Knopf springt direkt zur richtigen Stelle.
• Der Filter ist derselbe wie im Portal.

5.5 Portal-Einstellungen

• Adresse: anklicken, kopieren, als Lesezeichen speichern.
• Portal aktiv: Häkchen entfernen schaltet das Portal ab; die Adresse zeigt dann „Seite nicht gefunden“.
• Neue zufällige Adresse erzeugen: Wenn du die Adresse vermutlich versehentlich weitergegeben hast. Die alte Adresse funktioniert danach nicht mehr – gib den Verwaltern die neue.
• Zugang: Alle Benutzer mit dem Recht „Mietkalender verwalten“ (Administratoren und die Rolle „Mietkalender-Verwalter“). Für Mitarbeiter legst du in WordPress unter Benutzer → Neu einen Benutzer mit dieser Rolle an.

5.6 Ein aufgeräumtes Menü: Funktionen & Lizenzen

Funktionen, für die du keine Lizenz hast (zum Beispiel ein Zusatzmodul, das du nicht gebucht hast), stören dich nicht im Menü: Sie wandern an das Ende hinter den Eintrag „Weitere Funktionen ▾“. Ein Klick darauf klappt sie auf, ein zweiter Klick wieder zu. Gesperrte Punkte tragen ein Schloss.

• Unter Mietkalender → Funktionen & Lizenzen siehst du auf einen Blick, was aktiv ist und was dazugehört – mit einem Knopf zum Eingeben oder Testen der Lizenz.
• Dort stellst du auch ein, wie das Menü aussieht: Einklappen (empfohlen), Ausblenden (nicht lizenzierte Punkte erscheinen gar nicht) oder Alle zeigen.
• Sobald du eine Lizenz eingibst, erscheinen die Punkte des Moduls von selbst wieder in der Hauptliste.

6. Dein Spickzettel: von der Anfrage bis zur Kaution

Der typische Weg einer Buchung in acht Schritten. Hake ab, was erledigt ist.

Wenn der Kunde zurücktritt

1. Auftrag öffnen → Stornierung → Rücktrittsdatum eintragen.
2. Prüfen, was angezeigt wird, dann Buchung stornieren.
3. Stornokostenrechnung senden. Eine bereits gezahlte Kaution wird wie gewohnt unter „Kaution & Rückgabe“ zurückgebucht.

7. Häufige Fragen

Ich habe die Portal-Adresse verloren.

Im Backend unter Mietkalender → Portal steht sie. Dort kannst du auch eine neue erzeugen.

Die Anmeldung ist gesperrt.

Nach fünf Fehlversuchen sperrt das Portal 15 Minuten. Danach mit dem richtigen Passwort erneut anmelden. Passwort vergessen? In WordPress über „Passwort vergessen?“ zurücksetzen.

Ich habe eine Zahlung falsch eingetragen.

Notiere sie und trage eine Gegenbuchung mit Notiz ein oder wende dich an deinen Steuerberater. Zahlungen und Rechnungen werden aus Nachvollziehbarkeit nicht einfach gelöscht.

Die Kaution steht bei „Zahlungen“ und im Umsatz.

Die Kaution gehört in den Kasten „Kaution & Rückgabe“, nicht in „Zahlungen“. Der Umsatz im Bericht enthält die Kaution nie, wenn sie dort gebucht ist.

Für ein Objekt erscheint keine Kaution.

Prüfe unter Backend → Mietobjekte, ob bei „Kaution“ „Ja“ und ein Betrag gewählt ist.

Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse.

Kein Problem: Lege ihn ohne E-Mail an. Er bekommt keine Mails, du kannst Dokumente aber als PDF ansehen und ausdrucken.

Wo sind die Fotos der Besichtigung?

Geschützt auf deinem Server. Du siehst sie nur im Portal (Auftrag → Kaution & Rückgabe) und in der Kautionsabrechnung.

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Alte Anfragen löscht das System nach der Frist, die du in den Einstellungen festlegst (inklusive Einwilligungsnachweis und Fotos). Rechnungen bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht erhalten. Bitte stimme Fristen mit deinem Datenschutzbeauftragten ab.

Ich möchte wissen, was neu ist.

Im WordPress-Dashboard der Kasten „Changelog“, im Portal der Menüpunkt „Changelog“.

Hilfe

Fragen oder Wünsche? Schreibe uns an book@tecadm.de. Auf der Produktseite findest du die Demos von Portal und Backend zum Ausprobieren – ohne Risiko, mit erfundenen Daten.